Les délais d'inscription sont les suivants:
Pour les réservations de groupes de 15 participants ou plus, veuillez remplir le formulaire d’Inscription de groupe en ligne, ainsi que le document Excel “ICASA 2021_Group Registration Name List Template” (La base de données Excel, pour remplir les coordonnées individuelles de chaque membre du groupe) et les renvoyer par mail au Service d’Inscription à ICASA 2021 à l’adresse registration@saafrica.org
Un ordre de paiement sera envoyé par mail au responsable du groupe une fois que le Service d'Inscription à ICASA 2021 aurait reçu le formulaire d'inscription dûment rempli. Bien vouloir respecter la date limite indiquée. Veuillez noter que le paiement intégral doit être reçu avant la date limite d'inscription appropriée. Veuillez envoyer la preuve du paiement à l’adresse suivante : payment@saafrica.org
Sans le soutien des sponsors et des donateurs, la participation à la Conférence Internationale sur le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles en Afrique, ICASA 2021 ne serait limité qu’à ceux qui en ont les moyens financiers. L'une des principales initiatives de la conférence est de la rendre aussi accessible et bénéfique que possible aux délégués de toutes les régions du monde, en particulier à ceux des communautés et environnements à ressources limitées. Le programme de bourses de ICASA 2021 permet aux personnes les moins nanties, mais qui en ont le plus besoin, d'assister à la conférence. Les demandes de bourses seront ouvertes à partir du 2 juillet 2021.
ICASA 2021 prévoit offrir 500 bourses aux 3 programmes : Scientifique, Leadership et Communautaire.
Les candidats peuvent demander une bourse complète ou une bourse partielle :
Pour plus d’informations, veuillez contacter l’adresse suivante : enquiries@saafrica.org
La Conférence Internationale sur le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles en Afrique offre aux supporteurs de la conférence diverses possibilités d’améliorer leur visibilité et leur parrainage de l'événement. Les opportunités de “Partenariat” sélectionnées permettent à chaque partenaire d’associer son logo ou ses messages publicitaires. Pour plus d’informations, veuillez contacter l’adresse suivante : scholarship@saafrica.org
Type d’inscription | Frais (USD) | OUVERT | CLOS |
Revenu élevé : Tarif préférentiel | 700.00 | 1 mars 2021 | 17 mai 2021 |
Revenu faible/ intermédiaire : Tarif préférentiel | 450.00 | 1 mars 2021 | 17 mai 2021 |
Revenu élevé: Tarif ordinaire | 850.00 | 18 mai 2021 | 31 août 2021 |
Revenu faible/ intermédiaire: Tarif ordinaire | 500.00 | 18 mai 2021 | 31 août 2021 |
Revenu élevé: Tarif tardif | 950.00 | 1er septembre 2021 | 31 octobre 2021 |
Revenu faible/ intermédiaire: Tarif tardif | 600.00 | 1er septembre 2021 | 31 octobre 2021 |
Revenu élevé: Tarif sur site | 950.00 | 5 décembre 2021 | 11 décembre 2021 |
Revenu faible/ intermédiaire: Tarif sur site | 600.00 | 5 décembre 2021 | 11 décembre 2021 |
Date | Heure |
Dimanche 5 décembre | 12:00 – 16:00 |
Lundi 6 décembre | 06:30 – 16:00 |
Mardi 7 décembre | 06:30 – 20:30 |
Mercredi 8 décembre | 06:30 – 20:30 |
Jeudi 9 décembre | 06:30 – 20:30 |
Vendredi 10 décembre | 06:30 – 20:30 |
Samedi 11 décembre | 06:30 – 12:30 |
Veuillez télécharger les conditions d'accréditation des médias du pays hôte de ICASA 2021.
L'inscription des représentants des médias comprend l'entrée à toutes les sessions de la conférence, à l’aire d'exposition et d'affichage, à la session d'ouverture et de clôture et au centre multimédia. Etant donne que les inscriptions des journalistes sont gratuites, il est recommandé à ces derniers d’utiliser le programme en ligne et la documentation sur le site web de ICASA. .
Veuillez noter que l’inscription des médias à ICASA 2021 sera ouverte à partir du 1er mars 2021..
Les organisateurs de la conférence recommandent vivement que les représentants des médias apportant des équipements vidéo professionnels dans le pays hôte de ICASA 2021, obtiennent une « Admission Temporaire » pour faciliter les formalités douanières à la frontière. Le non-respect des procédures douanières ougandaises pourra entraîner un retard d’entrée du matériel à la frontière.
Toutes les sessions sont ouvertes aux journalistes ; toutefois, dans certaines sessions, il pourrait y avoir interdiction d’enregistrement, de prise de photos et/ ou d’enregistrement vidéo pour protéger l’anonymat des conférenciers. Les bureaux du secrétariat de la conférence ne sont pas ouverts aux journalistes
Veuillez noter que l'accès au centre multimédia peut être refusé sans cette identification.
Les journalistes sont invités à s’inscrire en ligne avant la conférence pour éviter une longue file d’attente sur le site de la conférence.
Tous les journalistes accrédités doivent s’inscrire au Bureau des médias dans l’aire d'inscription à leur arrivée au centre des congrès. Veuillez ne pas vous présenter directement au centre multimédia car vous n'y aurez pas accès sans badge officiel.
Le badge personnalisé de la conférence peut être utilisé comme carte de visite électronique dans certains stands d'exposition et à l'entrée de certains symposiums satellites pour permettre aux délégués de donner leurs coordonnées aux exposants.
La violation de la politique d'embargo par un journaliste conduira à une ou plusieurs des mesures suivantes :
Toute violation de cet embargo par les médias sera portée à la connaissance du Comité chargé de l’embargo des médias. Si vous avez des questions, veuillez contacter l’équipe de communication de ICASA 2021 à l’adresse suivante : media@saafrica.org
Si vous souhaitez vous entretenir avec une personne vivant avec le VIH, veuillez contacter le bureau d’informations au centre multimédia. Nous assurerons le lien avec diverses ONG et le salon positif pour organiser des entretiens pour vous.
NOTA BENE ! Protection de la confidentialité des personnes vivant avec le VIH.
De nombreux participants à la conférence sont des personnes vivant avec le VIH/ SIDA, et pour beaucoup, leur statut sérologique est inconnu dans leur pays d'origine. Pour cette raison, nous imposons les restrictions suivantes : Dans toutes les sessions de la conférence, vous pouvez filmer (vidéo ou photographie) le ou les présentateurs de la session. Les médias pourront filmer des photos de groupe du public, mais s'ils filment des personnes tout en leur posant des questions, ils devront requérir la permission de ces derniers pour diffuser/ publier ces informations une fois la session terminée et AVANT qu'elle ne soit diffusée/ publiée. Les présidents de sessions peuvent, à leur discrétion, imposer des restrictions supplémentaires concernant les enregistrements visuels. Il peut arriver que des minorités prennent la parole lors des sessions et demandent l'anonymat. Dans ce cas, ils ne devront pas être photographiés ou enregistrés sur vidéo et leur vrai nom ne devra pas être utilisé.
Le centre multimédia répondra aux besoins des journalistes de la presse écrite, de la radio et de l'audiovisuel couvrant ICASA 2021. Les services fournis aux journalistes inscrits comprennent : des postes de travail, la connexion Internet, des lignes RNIS, des imprimantes et des photocopieuses pour un nombre limité de photocopies. Une équipe de communication multilingue sera disponible pour assister les journalistes avec un appui éditorial, technique et logistique. Une salle sera disponible pour les entretiens et une salle de conférence de presse sera utilisée pour le briefing officiel quotidien et pour les conférences de presse des tiers.
Veuillez noter que si tous les efforts sont faits pour que les communiqués de presse soient disponibles à temps, des retards sont parfois inévitables et dans ces cas, nous vous demandons de faire preuve de patience.
Un programme initial des conférences de presse quotidiennes sera disponible sur le site web http://icasa2021.saafrica.org et dans le kit média distribué lors de la vérification sur site. Les actualisations seront affichées au Bureau des informations dans le centre multimédia. Seuls les membres accrédités des médias et les orateurs de la conférence de presse seront autorisés à participer aux conférences de presse.
Des créneaux horaires de 45 minutes pour le Speakers’ Corner (mardi 7 décembre et samedi 11 décembre, de 10h30 à 15h00) peuvent être réservés à l'avance en envoyant une demande de réservation à l’adresse suivante : media@saafrica.org avec le titre de l’événement et la date/ l’heure du créneau demandé ou directement sur le site. Les réservations seront approuvées sur la base du premier venu, premier servi.
Langue
L’anglais et le Français sont les langues officielles de la conférence.
Il existe de nombreuses cultures variées et il est facile de trouver des restaurants proposant une cuisine assez variée sur le lieu de la conférence.
En général, que vous séjourniez dans une zone proche du lieu de la conférence ou que vous voyagiez dans la ville, il est nécessaire de prendre en compte les principes suivants de bon sens pour les voyageurs se rendant dans n'importe quelle ville : Évitez les zones de la ville qui ne vous sont pas familières.
Numéros de téléphone d’urgence : A déterminer. Les appels vers l'Union Européenne et le numéro d'urgence standard GSM 112 sont automatiquement acheminés vers l’opérateur 999.
La coutume du pourboire est pratiquée dans le pays hôte. Donner un pourboire à votre serveur ou serveuse est une obligation en Afrique du Sud. Le pourboire doit représenter au moins 10 à 20% de la facture totale.
Les représentants des médias doivent s'inscrire en ligne. Seuls les formulaires d'inscription dûment remplis seront acceptés. Pour pouvoir vous inscrire en tant que représentant d’un média, vous devez être âgé d'au moins 18 ans. Il se peut que l'on vous demande de présenter une carte d'identité officielle indiquant votre âge.
À aucun moment, les délégués des médias ne pourront partager leurs laissez-passer avec d'autres délégués. Des vérifications d'identité seront effectuées à l'entrée du centre multimédia pour éviter que cela ne se produise. L'accréditation du pays hôte de ICASA 2021 est obligatoire pour l’inscription des médias.
Lire davantage sur les conditions d’accréditation.
Pour inscrire un représentant des médias, cliquez ici.
Les représentants des médias doivent s'inscrire via le système d'inscription en ligne. Il n'y a pas de frais d'inscription pour les représentants des médias accrédités. Cependant, pour vous inscrire en tant que représentant des médias, vous devez soumettre :
Les conditions ci-dessus sont obligatoires pour tous les membres de l’équipe et pas seulement le responsable de l’équipe.
Toutes les informations soumises seront soigneusement vérifiées par le Secrétariat de la conférence de ICASA 2021 et des informations supplémentaires peuvent être demandées par le pays hôte avant l'approbation de l'accréditation.
Le rôle des bénévoles
Le succès de ICASA 2021 dépend fortement de l’appui des bénévoles ; entre 150 et 200 qui travailleront avec ICASA pendant la semaine du 6 au 11 décembre 2021.
Les bénévoles aideront à coordonner les activités du programme, accueillir les délégués en visite, aider à l'inscription, servir de guides pendant la conférence, servir de personnel dans divers bureaux et activités et effectuer d'autres tâches cruciales. Les bénévoles recevront une formation et un soutien du personnel de ICASA et des coordinateurs des bénévoles de la conférence.
Les bénévoles auront un accès gratuit aux sessions de la conférence lorsqu'ils ne sont pas en service, un déjeuner chaque jour ouvrable et ils recevront également un Certificat d'appréciation.
En outre, les bénévoles auront l'occasion d'acquérir une expérience internationale à la plus grande conférence africaine scientifique ouverte sur le VIH/ SIDA. Pour devenir bénévole, vous devez avoir au moins 18 ans (à la date du 6 décembre 2021), avoir un bon niveau en anglais/ français et être disponible au moins sur trois demi-journées. Les bénévoles qui peuvent s'engager plus de 7 jours du 6 au 11 décembre 2021 seront priorisés.
L’inscription des bénévoles sera ouverte à partir du 2 juillet 2021.
Si vous avez des questions, veuillez contacter l’adresse suivante : volunteer@saafrica.org
Les ressortissants des pays autres que le pays hôte de ICASA 2021 désirant devenir bénévoles à ICASA 2021 devront satisfaire aux exigences douanières et d'immigration pour les visiteurs.
Le secrétariat de la conférence n'est malheureusement pas en mesure d'offrir une aide financière ou une lettre d'invitation officielle pour faciliter les demandes de visas. Il est de la seule responsabilité du bénévole de faire les démarches pour l’obtention du visa.
Les bénévoles sont responsables de leur propre hébergement et des frais de voyage.
Si la capacité maximale des participants est atteinte, les organisateurs se réservent le droit de refuser toute inscription. Pour pouvoir s'inscrire à la conférence, les participants doivent être âgés d'au moins 18 ans. Les participants peuvent être invités à présenter une carte d'identité officielle indiquant leur âge.
Les frais d'inscription des délégués comprennent l'entrée à toutes les sessions, à l’aire d'exposition, l’aire des affiches, la session d'ouverture et la session de clôture.
Les frais d'inscription pour les personnes accompagnantes comprennent l'entrée au lieu de la conférence, la session d'ouverture et la session de clôture. L'entrée à l’aire d'exposition, à l’aire des affiches et aux autres sessions de la conférence n'est pas incluse. Un maximum d'un accompagnateur par délégué peut être inscrit.
Votre inscription ne sera traitée qu'après réception et vérification des informations d'identification mentionnées ci-dessus. Le nombre d'inscriptions des médias étant limité, le Secrétariat de la Conférence de ICASA 2021 se réserve le droit de refuser des candidatures.
Une fois que vous recevez votre lettre d'acceptation du Service d’inscription à ICASA 2021, rappelez- vous de vous conformer aux règles et règlementations de la coopération de radiodiffusion du pays hôte de ICASA 2021.
NB: Toutes les inscriptions payées sont non remboursables.
Si le formulaire d'inscription et le paiement intégral sont reçus au plus tard à la date limite d'inscription ordinaire, un sac de conférence est inclus dans les frais d'inscription pour les délégués et les conférenciers. Si le formulaire d'inscription et/ ou le paiement intégral sont reçus après la date limite d'inscription ordinaire, l'organisateur ne peut pas garantir qu'un sac de conférence sera disponible. Tous les documents de la conférence seront distribués sur place dans l’aire d'inscription.
Le paiement est exigé au moment de l’inscription. Il doit être uniquement effectué en dollars US, par l’une des méthodes suivantes :
Veuillez noter que tous les frais de transfert doivent être endossés par l’expéditeur.
Les chèques ne seront pas acceptés.
Banque: ECOBANK GHANA LIMITED
Agence: A&C SHOPPING MALL, EAST LEGON
Adresse: PMBGPO ACCRA – GHANA
Intitulé du compte: SOCIETY FOR AIDS IN AFRICA- ICASA Registration
Numéro de compte: 2441000304908
Code swift d’Ecobank: ECOCGHAC
Banque correspondante d’Ecobank: DZ BANK, FRANKFURT GERMANY
Code swift de la banque correspondante : GENODEFF
Référence: Numéro du Participant, Nom, ICASA 2021
Code bancaire: 13-01-00
Code agence: 13-01-07
Veuillez noter que tous les frais de transfert doivent être endossés par l’expéditeur.
Les chèques ne seront pas acceptés.
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