Inscription des médias et règles générales

Inscription des médias et règles générales

Tous les journalistes étrangers souhaitant participer à la conférence, sont invités à soumettre une liste complète de leurs équipements de travail y compris les numéros de séries des dits équipements à l’adresse suivante : media@saafrica.org

Veuillez télécharger les conditions d'accréditation des médias du pays hôte de ICASA 2021.

L'inscription des représentants des médias comprend l'entrée à toutes les sessions de la conférence, à l’aire d'exposition et d'affichage, à la session d'ouverture et de clôture et au centre multimédia. Etant donne que les inscriptions des journalistes sont gratuites, il est recommandé à ces derniers d’utiliser le programme en ligne et la documentation sur le site web de ICASA.

Veuillez noter que l’inscription des médias à ICASA 2021 sera ouverte à partir du 1er mars 2021.

Les organisateurs de la conférence recommandent vivement que les représentants des médias apportant des équipements vidéo professionnels dans le pays hôte de ICASA 2021, obtiennent une « Admission Temporaire » pour faciliter les formalités douanières à la frontière. Le non-respect des procédures douanières ougandaises pourra entraîner un retard d’entrée du matériel à la frontière.

Toutes les sessions sont ouvertes aux journalistes ; toutefois, dans certaines sessions, il pourrait y avoir interdiction d’enregistrement, de prise de photos et/ ou d’enregistrement vidéo pour protéger l’anonymat des conférenciers. Les bureaux du secrétariat de la conférence ne sont pas ouverts aux journalistes

Confirmation d’inscription

Une confirmation d’inscription sera envoyée par mail après que le Service d’Inscription à ICASA 2021 ait reçu le formulaire d’inscription dûment rempli, le paiement correspondant (le cas échéant) et que les certificats des médias des demandeurs aient été vérifiés et approuvés. Les représentants des médias peuvent être invités à présenter cette confirmation d’inscription au bureau d’inscription comme preuve.

Veuillez noter que l'accès au centre multimédia peut être refusé sans cette identification.

Inscription sur site des journalistes

La plupart des journalistes termineront le processus d’accréditation avant le début de la conférence. Cependant, un bureau d'accréditation sera présent sur place dans l’aire d'inscription. Les heures d'accréditation sur site sont les mêmes que l'heure d'inscription ci-dessus.

Les journalistes sont invités à s’inscrire en ligne avant la conférence pour éviter une longue file d’attente sur le site de la conférence.

Modification du nom d’inscription

La modification de nom d’inscription d’un média existant n'est pas possible. L’inscription accordée au média doit être annulée et le représentant du nouveau média doit s'inscrire et soumettre les documents requis.

Badge électronique personnalisé

Tous les participants, y compris les représentants des médias recevront un badge officiel personnalisé pour la conférence. Ce badge devra être porté à tout moment pendant la conférence et ne peut être donné. Si, pour quelque raison que ce soit, le badge personnalisé d'un participant est utilisé par une autre personne à sa place, le participant sera entièrement responsable des conséquences des actes posés par cette personne. L'accès aux équipements de la conférence et aux salles de sessions ne sera pas autorisé sans un badge d'identification approprié. Pour des raisons de sécurité, votre badge sera scanné à l'entrée du lieu de la conférence.

Tous les journalistes accrédités doivent s’inscrire au Bureau des médias dans l’aire d'inscription à leur arrivée au centre des congrès. Veuillez ne pas vous présenter directement au centre multimédia car vous n'y aurez pas accès sans badge officiel.

Le badge personnalisé de la conférence peut être utilisé comme carte de visite électronique dans certains stands d'exposition et à l'entrée de certains symposiums satellites pour permettre aux délégués de donner leurs coordonnées aux exposants.

Perte de badge personnalisé

Le badge personnalisé de la conférence doit être porté à tout moment pendant la conférence. L'accès aux lieux de la conférence ne sera pas autorisé sans un badge d'identification approprié. Si un participant perd, égare ou oublie son badge, il lui sera facturé les frais d’établissement d’un nouveau badge à 60 Dollars US. Lors de la remise du nouveau badge personnalisé, le badge perdu sera désactivé et deviendra invalide.

Politique d’embargo de la conférence

Dans le cas de ICASA 2021, comme pour la plupart des conférences scientifiques/ médicales, tous les résumés des conférences sont partagés aux délégués et aux médias dans le cadre d'une stricte politique d'embargo. Une répartition détaillée des variations de l'embargo pour différents types de résumés est disponible ci-dessous. Tous les délégués, présentateurs et médias réguliers sont priés de respecter cette politique.

Résumés oraux

Information about the oral abstracts may not be published or presented before the start of the session at ICASA 2021 in which the abstract is being presented.

Résumés oraux et résumés des affiches d’exposition

Les informations relatives aux résumés oraux ne peuvent pas être publiées ou présentées à ICASA 2021 avant le début de la session dans laquelle le résumé est présenté.

Levée de l’embargo pour les journalistes des médias

En plus d'avoir accès aux documents détaillés ci-dessus, les médias ont également un accès préalable aux diapositives des conférenciers. Toutefois, cet accès n'est accordé qu'aux médias sur place lors de la conférence et les mêmes règles d'embargo s'appliquent ; ce qui signifie que les informations contenues dans les diapositives des conférenciers ne peuvent pas être référencées ou publiées avant le début de la présentation.

La violation de la politique d'embargo par un journaliste conduira à une ou plusieurs des mesures suivantes :

Toute violation de cet embargo par les médias sera portée à la connaissance du Comité chargé de l’embargo des médias. Si vous avez des questions, veuillez contacter l’équipe de communication de ICASA 2021 à l’adresse suivante : media@saafrica.org

Accès au texte intégral des résumés

La publication des résumés complets sur le Programme-at-a-Glance (programme en un coup d'œil) en ligne est désormais libellée pour refléter le calendrier de la politique d'embargo actualisée de la conférence.

Accès aux diapositives des conférenciers

Les délégués des médias auront également plein accès aux présentations PowerPoint des conférenciers. L’accès et le mot de passe leur seront également communiqués dans le centre multimédia.

Accès aux plateformes de caméras et aux panels de distribution audio

Un espace réservé pour les caméramans et les photographes fixes est disponible dans la salle de session 1 où auront lieu toutes les sessions plénières, les sessions d'ouverture et de clôture. L'espace est à l'avant de la scène. Dans la salle de conférence de presse située dans le centre multimédia, une plateforme de caméra sera disponible. L'accès à l’espace à l’avant de la scène dans la salle de session 1 et sur la plateforme des caméras dans la salle de conférence de presse sera uniquement sur la base du premier arrivé, premier servi. Des panneaux de distribution des séparateurs audio seront également disponibles à ces endroits.

Accès limité au salon positif

Le salon positif (salon pour les personnes vivant avec le VIH) est interdit aux journalistes, à l'exception de ceux vivant eux-mêmes avec le VIH, auquel cas la personne qui entre dans le salon le fait en qualité de PVVIH et non en qualité de journaliste. Nous sommes convaincus que tous les journalistes respecteront l'intimité du salon PVVIH. Si vous souhaitez vous entretenir avec une personne vivant avec le VIH, veuillez contacter le bureau d’informations au centre multimédia. Nous assurerons le lien avec diverses ONG et le salon positif pour organiser des entretiens pour vous.

NOTA BENE ! Protection de la confidentialité des personnes vivant avec le VIH.

De nombreux participants à la conférence sont des personnes vivant avec le VIH/ SIDA, et pour beaucoup, leur statut sérologique est inconnu dans leur pays d'origine. Pour cette raison, nous imposons les restrictions suivantes : Dans toutes les sessions de la conférence, vous pouvez filmer (vidéo ou photographie) le ou les présentateurs de la session. Les médias pourront filmer des photos de groupe du public, mais s'ils filment des personnes tout en leur posant des questions, ils devront requérir la permission de ces derniers pour diffuser/ publier ces informations une fois la session terminée et AVANT qu'elle ne soit diffusée/ publiée. Les présidents de sessions peuvent, à leur discrétion, imposer des restrictions supplémentaires concernant les enregistrements visuels. Il peut arriver que des minorités prennent la parole lors des sessions et demandent l'anonymat. Dans ce cas, ils ne devront pas être photographiés ou enregistrés sur vidéo et leur vrai nom ne devra pas être utilisé.

Centre multimédia sur site

Les délégués des médias sont vivement invités à apporter leurs propres ordinateurs portables ; cependant, les organisateurs de la conférence pourront leur octroyer des postes de travail.

Le centre multimédia répondra aux besoins des journalistes de la presse écrite, de la radio et de l'audiovisuel couvrant ICASA 2021. Les services fournis aux journalistes inscrits comprennent : des postes de travail, la connexion Internet, des lignes RNIS, des imprimantes et des photocopieuses pour un nombre limité de photocopies. Une équipe de communication multilingue sera disponible pour assister les journalistes avec un appui éditorial, technique et logistique. Une salle sera disponible pour les entretiens et une salle de conférence de presse sera utilisée pour le briefing officiel quotidien et pour les conférences de presse des tiers.

Horaires d’ouverture

Les activités du centre multimédia commenceront le lundi 6 décembre à 15:00. Le centre multimédia est accessible de 8:00 à 18:30 (du 7 au 11 décembre 2021).

Accès

L’accès au centre multimédia est réservé aux journalistes accrédités pour la conférence. Les journalistes désirant s’entretenir avec des délégués non-média sont priés de rencontrer les intéressés à l’entrée du centre multimédia. Les personnes interviewées non accompagnées n’auront pas accès au centre multimédia. A la fin de l’entretien, prière raccompagner les invités à l’entrée du centre multimédia.

Bureau d’informations des médias

Un bureau d'informations des médias à l'entrée du Centre multimédia aidera les journalistes avec des informations générales. Une équipe de communication multilingue sera sur place pour aider les journalistes avec des articles et pour faciliter les entretiens avec les responsables de la conférence avant et pendant l'événement. Veuillez noter que si tous les efforts sont faits pour que les communiqués de presse soient disponibles à temps, des retards sont parfois inévitables et dans ces cas, nous vous demandons de faire preuve de patience.

Photos

La couverture photographique de la conférence sera assurée. Des photos haute définition seront disponibles pour téléchargement sur le centre multimédia en ligne du site web de ICASA 2021 à l’adresse suivante : icasa2021.saafrica.org

Vidéos

Les sessions clés seront enregistrées et rendues disponibles via le Programme-at-a-Glance (PAG) (Programme en un coup d'œil).

Communiqué de presse et documents des tiers

Certains tableaux seront mis à disposition pour la distribution des communiqués de presse et des documents produits par des tiers (organisations autres que la conférence elle-même) dans le centre multimédia.

Salle de conférence de presse

Le centre multimédia sera équipé d'une salle de conférence de presse. Lorsqu'elle n'est pas utilisée par les organisateurs de la conférence, la salle de conférence de presse sera mise à la disposition de tiers (cela fait référence à toutes les parties autres que les organisateurs de la conférence, y compris les présentateurs, les ONG, les organisations ou agences internationales et/ ou les représentants des industries).

Un programme initial des conférences de presse quotidiennes sera disponible sur le site web icasa2021.saafrica.org et dans le kit média distribué lors de la vérification sur site. Les actualisations seront affichées au Bureau des informations dans le centre multimédia. Seuls les membres accrédités des médias et les orateurs de la conférence de presse seront autorisés à participer aux conférences de presse.

Le Speakers’ Corner (Coin des orateurs)

En plus de la salle de conférence de presse, une salle de réunion plus petite, le Speakers’ Corner, est disponible. Le Speakers’ Corner peut accueillir jusqu'à 20 personnes et il est idéal pour les conférences de presse à thèmes qui sont très spécifiques.

Des créneaux horaires de 45 minutes pour le Speakers’ Corner (mardi 7 décembre et samedi 11 décembre, de 10h30 à 15h00) peuvent être réservés à l'avance en envoyant une demande de réservation à l’adresse suivante : media@saafrica.org avec le titre de l’événement et la date/ l’heure du créneau demandé ou directement sur le site. Les réservations seront approuvées sur la base du premier venu, premier servi.

Conférences de presse officielles

Une conférence de presse officielle d'ouverture se tiendra avant la session d'ouverture de la conférence, le lundi 6 décembre à 14h00 et présentera les conférenciers de la session d'ouverture. À 14h15, du mardi au samedi, les organisateurs de la conférence tiendront une conférence de presse avec des conférenciers des plénières quotidiennes et d'autres conférenciers clés des sessions spéciales. Toutes les conférences de presse officielles se dérouleront en anglais et en français.

Equipements de diffusion

Les radiodiffuseurs sont tenus de réaliser leurs propres vidéos et d’obtenir l’audio des pupitres audios des salles de session et de la salle de conférence de presse.

Electricité

L’électricité sur le site de la conférence varie entre 220 et 240 volts AC. Assurez-vous de vous rendre dans un magasin de fournitures électriques et d'acheter un adaptateur, si nécessaire. Les adaptateurs internationaux ne seront pas disponibles dans le centre multimédia.

Centre multimédia en ligne

Pendant la conférence, le centre multimédia en ligne présentera des liens vers les vidéos des sessions et des conférences de presse, des photos, des diapositives des présentations, des discours et des communiqués de presse. L’accès à d’autres informations, y compris les résumés des conférences, les diapositives des présentations, les nouveaux rapports et les résumés des sessions scientifiques seront également disponibles sur le site web.

Autres informations utiles

Langue

L’anglais et le Français sont les langues officielles de la conférence.

Boisson et nourriture

Les délégués sont invités à ne pas boire l'eau du robinet une fois dans le pays hôte de ICASA 2021. Il existe de nombreuses cultures variées et il est facile de trouver des restaurants proposant une cuisine assez variée sur le lieu de la conférence.

Banque et devise

Les banques sont ouvertes du lundi au vendredi. Le change peut être effectué dans les banques. Les guichets automatiques sont situés dans les principales agences bancaires, dans la plupart des centres commerciaux et dans les aéroports. Les transactions sont généralement effectuées en monnaie locale.

Sécurité

En général, le site de la conférence est très sécurisé. Cependant, les précautions habituelles de voyage s'appliquent. La fraude par carte de crédit est un problème croissant dans le monde entier, alors n'utilisez vos cartes que dans des entreprises établies et protégez vos numéros de carte de crédit.

En général, que vous séjourniez dans une zone proche du lieu de la conférence ou que vous voyagiez dans la ville, il est nécessaire de prendre en compte les principes suivants de bon sens pour les voyageurs se rendant dans n'importe quelle ville : Évitez les zones de la ville qui ne vous sont pas familières.

Numéros de téléphone d’urgence : A déterminer. Les appels vers l'Union Européenne et le numéro d'urgence standard GSM 112 sont automatiquement acheminés vers l’opérateur 999.

Taxes et pourboires

Une taxe sur les produits et services (TPS) de 15% est appliquée à tous les produits et services. Le pourboire ou non, dépend entièrement de vous. La plupart des hôtels et grands restaurants ont déjà inclus des frais de service.

Coordonnées de l’équipe de communication de ICASA 2021

Veuillez noter que les dernières coordonnées mises à jour, y compris le numéro de téléphone du centre multimédia, seront disponibles sur la page web du centre multimédia de ICASA 2021 peu de temps avant le début de la conférence.